Опираясь на 9-ти летний опыт работы в организации корпоративных мероприятий мы составили ДЛЯ ВАС список самых распространенных ошибок, с которыми мы сталкивались во время подготовки и реализации проектов, а также подчеркнули несколько важных моментов, на которые стоит обратить внимание.
Выбор локации
Техническое оснащение площадки.
Обязательно нужно проверить звуковое и световое оборудование с вашими специалистами.
В нашей практике был случай, когда плохое оборудование испортило весь вечер.
Поэтому мы всегда работаем только с проверенными площадками и подрядчиками
Важно запросить лицензию на алкоголь, а также медкнижки обслуживающего персонала.
Вы будете удивлены, но 50% заведений не имеют лицензии, а официантов нанимают с улицы, особенно часто это происходит в пиковый сезон новогодних корпоративов.
Пожалуйста проверьте пожарную сигнализацию, срок годности огнетушителей, а также запросите схему эвакуации, она всегда должна быть при вас!
Очень часто Клиент выбирает площадку для корпоративного вечера просто потому, что зал кажется красивым. Интерьер — это безусловно очень важный элемент мероприятия.
Всё, что может пойти не так — пойдет не так!
Это очень, очень, очень важное правило! Перед каждым мероприятием мы составляем около 10 документов:
- сценарный план
- полный сценарий для ведущего
- технический сценарий
- лист ответственности
- стейдж план сцены
- карта звукового давления зала
- список ввозимого оборудования и план монтажных работ
- схема зала с расстановкой столов, сцены, активных зон и т.д.
- брифы для всех подрядчиков чек лист по площадке
Но даже этот список документов не всегда страхует от неожиданностей на проекте. Поэтому всегда перед каждым мероприятием мы всей командой собираемся в офисе, и думаем — что может пойти не так?
Мы рассматриваем даже крайне маловероятные ситуации и заранее придумываем пути их решений. Как говорится — надейся на лучшее, но готовься к худшему. Возьмите это правило на заметку, оно действительно работает!
3. Зачем нам столько светового оборудования?
Часто Клиенты хотят сэкономить на световых приборах или совсем отказываются от такого оборудования. Но мы считаем, что свет — это САМЫЙ ВАЖНЫЙ элемент программы!
Во-первых, даже если у вас не супер красивая площадка, хороший свет сделает из нее конфетку!
Во-вторых, без световых приборов у вас не будет классной дискотеки и зрелищной программы, ваши гости почувствуют себя как будто в столовой.
Отправьте готовые концепции!
Очень часто нам поступают запросы: «Отправьте готовые программы и смету».
Но у нас нет готовых концепций — отвечаем мы! Ведь если агентства продают вам готовые программы и концепции — значит, их не интересует ситуация в вашей компании, безразличны ваши задачи и цели, особенности вашего коллектива, история и достижения вашей компании. Такие агентства просто хотят «срубить легких денег» на готовых и проверенных программах.
Поверьте, даже простой корпоратив за небольшой бюджет можно сделать индивидуальным! Донести ваши ценности и принципы, решить задачи вашего бизнеса, рассказать про историю вашей компании и увеличить лояльность сотрудников к бренду или руководителю. В любом случае, вы платите деньги за корпоративное мероприятие, так пусть оно будет вашим! Единственным и неповторимым!
После такого корпоратива, сотрудники и руководитель обязательно скажут вам — спасибо!
Почему такой дорогой ведущий?
Мой брат проведет за 100 000 тенге. Никогда не доверяйте рекомендациям, вкусы у всех разные, то, что понравилось вашей сестре на свадьбе подруги, может совершенно не подойти для вашего мероприятия, нужно встречаться лично!
Не доверяйте инстаграму и красочным промо-роликам. У нас был случай, когда мы увидели шоурил ведущего и влюбились в него! А на мероприятии он 5 раз с ошибкой прочитал имя руководителя, и не мог запомнить название компании.
Запросите контакты компаний, которые работали с ведущим, позвоните им и уточните все детали проведенного мероприятия
Пусть ведущий пригласит вас на любое свое мероприятие, чтобы вы могли воочию увидеть его в работе!
Обратитесь в проверенное агентство, мы точно знаем лучших на рынке! Да, мы согласны, гонорары ведущих на нашем рынке сильно завышены и даже медийный ведущий за 1 000 000 тенге может не оправдать ожиданий.
Если вы ищите хорошего ведущего, обязательно назначьте с ним встречу. Если он отказывается — это тревожный знак.
Алкоголь
ВИНО — 1 бутылка на 4 человека.
КРЕПКИЙ АЛКОГОЛЬ — 250 мл. на человека.
ПИВО — 2 бутылки на человека.
Зачем нужен банкетный менеджер?
В задачи банкетного менеджера входит:
- контроль над администрацией и персоналом заведения своевременная подача блюд
- контроль позиций в меню (да-да, иногда рестораны просто забывают подать закуску или салат)
- контроль за грамажем блюд (в некоторых ресторанах специально уменьшают порции, а как вы их проверите?)
- контроль за количеством напитков
- контроль за клининг-службой и своевременной уборкой зала
- контроль над кондиционированием или обогревом зала
Если вы хотите наслаждаться вечером, и быть уверенным, чтовсе пройдет идеально, возьмите банкетного менеджера.
Стоимость менеджера всего 50 000 тенге, но он возьмет на себя все вопросы и риски, связанные с обслуживанием.
Банкетный менеджер — это ваша палочка-выручалочка на мероприятии!
Оформление
На нашем рынке крайне мало профессиональных оформителей по адекватным ценам. Пожалуйста, не доверяйте не профессиональным агентствам заниматься вашим декором! Подрядчик должен отправить вам качественный эскиз, если он не готов это сделать — это не ваш подрядчик!
Все мы разные
В вашей компании есть интроверты и экстраверты, взрослые и молодые, управляющие менеджеры и линейный персонал.
При разработке сценария и программы нужно учесть разную аудиторию. Придумайте активности для каждой группы. Спокойные зоны с настольными играми для интровертов, интеллектуальные, азартные активности для руководителей, веселые конкурсы для молодежи и т.д.
Интересно должно быть всем, ведь если какая-то группа останется без внимания, или им будет скучно и некомфортно, вы можете получить негативный отзыв.
Надеемся, что наши советы и рекомендации помогут вам в организации корпоратива мечты!
Обращайтесь к нам за БЕСПЛАТНОЙ консультацией.
